U životu svake moderne osobe, važno mjesto zauzima sposobnost upravljanja vašim vremenom. Ubrzavamo se negdje, trudeći se, ali na kraju dana ne vidimo rezultate naše aktivnosti. Žalimo se zbog nedostatka vremena, a sami ga nemarno trošimo u prazne razgovore i beskorisne stvari. Kako naučiti kako pravilno upravljati svojim vremenom i povećati učinkovitost njegove uporabe?
Eisenhowerova matrica je primjer ispravne distribucije našeg vremena, tzv. Alata za upravljanje vremenom. Stephen Covey je prvi put opisao ovu metodu u knjizi "Glavna pažnja - glavne stvari". Ali ideja tehnike pripada Eisenhoweru, 34 predsjedniku SAD-a.
Prema upravljanju vremenom, svi slučajevi s kojima se susreće osoba moraju biti analizirani i ocijenjeni prema kriterijima važni su - to nije važno, hitno - ne hitno. Eisenhowerova matrica je shematski prikaz ove formule. Podijeljen je u četiri kvadrata, u svakom od kojih se slučajevi bilježe prema važnosti i hitnosti.
Da biste koristili Eisenhower matricu, morate zabilježiti sve slučajeve koje namjeravate izvršiti u određenom vremenu.
1. Važne i hitne stvari. Ova kategorija uključuje slučajeve koji ne odgode kašnjenje. Rješenje ovih problema je najvažnije. Ni lijenost ni okolnosti više ne bi trebale utjecati na njihovu provedbu.
Primjeri važnih i hitnih slučajeva:
- radni projekt, krajnji rok za koji istječe;
- npr. u slučaju ozbiljne zubobolje ili ozbiljnih ozljeda;
- hitni poziv važnom klijentu.
2. Pitanja su važna, ali ne i hitna. Ova kategorija uključuje slučajeve pojačane važnosti, ali koje možete odgoditi neko vrijeme. Iako ti slučajevi mogu čekati, ne biste ih trebali odgoditi već duže vrijeme, jer ćete ih morati izvršiti žurno.
Primjeri slučajeva:
- planirani rad u tvrtki vezan uz tekuće projekte;
- trenutni rad na vašim projektima;
- razvoj novih projekata;
- redovito pohađanje sportske obuke.
3. Slučajevi nisu važni, ali hitni. Obično na ovom trgu bilježe slučajevi koji nemaju utjecaja na vaše životne ciljeve. Moraju se obaviti u određeno vrijeme, ali u vašoj aktivnosti ne nose vrijedne radove.
Primjeri slučajeva:
- čestitati rođaku na njegov rođendan. Hitno - jer je rođendan danas, i to nije važno - jer ovaj slučaj ne donosi nikakve rezultate, osim za iskazivanje poštovanja prema rođaku.
- susrete s vama od strane drugih, morate ići tako da ne vrijeđate prijatelje, ali ovo pitanje nije toliko važno za vaš život.
4. Nije važna, a ne hitna pitanja. Ovaj je kvadrat najopasniji. Ne uključuje hitne stvari, koje u životu nisu važne. No, nažalost, ova kategorija uključuje većinu naših poslova.
Primjeri slučajeva:
- čitanje sjajnih časopisa;
- gledanje beskorisnih TV emisija;
- trač s djevojkama;
- igre na računalu.
Popis može biti beskonačan. Mnogi ljudi misle da su ove stvari dobre za rekreaciju. Ali čak i kao praznik, u slobodno vrijeme, ove stvari nisu samo beskorisne, već čak i štetne. Odmor, također, mora biti sposoban kvalitativno.
Kako djeluje matrica?
Distribuiranjem svih vaših nadolazećih poslova na kvadratima vidjet ćete koliko vremena ćete dati važnim i korisnim slučajevima i koliko je nepotrebno i besmisleno.
Ispunjavajući matricu Eisenhower prioriteta, posvetite više pozornosti na prvi stupac "hitno - važno". Učinite to prvo, nakon njih obavite važne, ali ne i hitne zadatke i hitne, ali ne i važne. Četvrta kategorija slučajeva uopće ne funkcionira - oni ne nose nikakav dragocjeni teret u vašem životu.