Na prvom poznaniku s poslovnom dopisom može se dojmiti da je to prekomplicirano sustav. Zapravo, različite vrste poslovnih pisama organski odgovaraju potrebama pojedinca u interakciji.
Poslovno pismo o suradnji
Prvi most između mogućih budućih partnera u pravilu je poslovno pismo o suradnji. Predstavnici dviju tvrtki već se mogu upoznati i provesti preliminarne pregovore, ali će službeni kontakt biti pismo o suradnji.
Važne točke za ovaj dokument:
- žalba određenoj osobi;
- upućivanje na sastanak ili izvor informacija o toj tvrtki;
- sažetak tvari tvari;
- tablica, cijena i ostale dodatne informacije je bolje poslati prijavu.
Poslovno pismo sastanka
Ako je uspješan, sljedeći korak bit će poslovno pismo sastanka. Ova vrsta poslovnih pisama može smanjiti broj međufaznih pregovora i utjecati na uspjeh nadolazećeg sastanka. Zainteresirana strana bi trebala razmotriti pojedinosti na najmanji detalj:
- propisi;
- program;
- artikulirati pitanja za raspravu;
- prikazati raspon sekundarnih pitanja koja mogu nastati u procesu;
- pripremiti aplikacije za informiranje, koje je preporučljivo da s druge strane pročitaju prije sastanka.
Takvo pametno poslovno pismo pomoći će izbjeći nesporazume, neusklađenosti, druge neugodne trenutke koji mogu utjecati na ishod pregovora. Na temelju rezultata pregovora, pisano je još jedno poslovno pismo o sastanku - ali već u obliku izvješća o postignutim rezultatima. Služi istoj svrsi: osigurati da partneri ispravno tumače postignute sporazume. Druga strana je pozvana da potvrdite zapisnik sastanka ili da izmjene, u pravilu, jednog dana.
Ostale vrste poslovne korespondencije
S već postojećim odnosima, najčešće, ove vrste poslovnih pisama, kao što su poslovno pismo zahtjev i, prema tome, pismo odgovor. S bilo kojim promjenama u dogovoru ili kada je potrebna dodatna informacija, jedna tvrtka šalje još jedno pismo molbe.
Za održavanje postojećih poslovnih odnosa ili za uspostavljanje novih, osigurani su takvi tipovi poslovnih pisama kao poslovno pismo i pozivno pismo. Tvrtka može organizirati konferenciju, izložbu, seminar i tako dalje - i pozvati stvarne i potencijalne partnere, u osobi uprave ili cijelog tima. Bit će jeftinije poslati prodajno pismo, ali povratak iz nje je znatno niži.
Poslovna etiketa uključuje pismo zahvalnosti kao odgovor na ispunjenje zahtjeva druge ugovorne strane ili za drugu suradnju.
Neke vrste poslovne korespondencije mogu biti teže pisati. To su:
- poslovno pismo odbijanja;
- poslovno pismo s isprikom;
- poslovno pismo zahtjev;
- poslovno pismo zahtjev.
U tim dokumentima, osobito je važno održati dobronamjeran i poštovan ton. Što se tiče pismo molbe, dakle, prema pravilima poslovne etike, molba formulacija se koristi čak iu onim slučajevima kada u životu postoji potražnja.
Što tražiti u poslovnoj korespondenciji:
- važan trenutak za bilo koje poslovno pismo je žalba određenoj osobi, s točnim pravopisom punog imena, pozicije, naziva tvrtke;
- bez obzira na to jeste li napisali elektronsko poslovno pismo ili papir - trebalo bi biti na zaglavlju tvrtke sa svim potrebnim materijalima;
- etika, ispravnost i poštovanje - jedini prihvatljiv ton za poslovna pisma.
- pismo bi se trebalo održati u suhom, poslovnom stilu - bolje je izbjeći emocionalne okretaje od običnog govora.
Poslovno pismo, napisano s tim nijansama, učinit će bolji dojam vašeg pošiljatelja. A u poslovnom svijetu to će pomoći otvoriti vrata.